社員を採用した後に提出してもらいたい書類【保存版】

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※法律は日々改定されます。また会社によっても求めるものは異なりますのであくまで自己責任でお願いします。

社員を雇った後に提出してもらいたい書類(ほぼ必須)

履歴書

履歴書については、採用面接の際の書類選考時に預かったものがあると思いますが、それをそのまま保存する形でOKです。労働基準法上では雇入れに関する重要書類の保存期間は3年としてあります。

ただ実際には3年ではなく、その従業員が退職するまでは保存しておくのがベターではないでしょうか。意外と過去の経歴を確認する場面は多いです。

マイナンバーの確認資料(本人+扶養家族)

平成28年から実施となったマイナンバー制度。従業員を採用した際には以下のことに使われます。

  • 年末調整
  • 雇用保険の加入時
  • 社会保険の加入時

などです。

また年末調整や社会保険など扶養家族が必要なものについてはその家族のマイナンバーも必要となります。

なりすましなどを防ぐため、マイナンバーは従業員の申し出だけでは×。マイナンバーカード(マイナンバー通知書でも可)のコピーを保管する必要があります。家族も同様です。

住民票の写し(住民票記載事項証明書)

住民票の写しを預かりましょう。公的な届出としては6ヶ月以内に発行された住民票の写しが望ましいとよく言われます。

最近では個人情報保護のために必要以上の個人情報書類を提出させるのはNGと言われることもあり、余計な記載のない住民票記載事項証明書を求める時もあります。

雇用契約書

雇用の契約内容(労働条件、給与など)を記載した雇用契約書を提出してもらいます。名前の通り、使用者(会社)と労働者の契約書となるものです。

これとは別に労働条件通知書というものもあり、こちらは労働条件を労働者に通知するのみの書面となります。最低でも労働条件通知書を交付するのが法律上は必須となります。

労働条件でのちのち揉めることのないように、雇用契約書を提出してもらうほうが無難です。

扶養控除等(異動)申告書

所得税や住民税の計算には扶養(養っている家族)の情報などが必要となります。

家族構成はもちろん生年月日や家族のマイナンバーの記入も必要になります。

健康保険 被扶養者(異動)届

社会保険・国民年金に本人や家族が加入するのに必要です。

これを提出するのが遅くなると保険証の発行ができませんのでご注意ください。

給与振込先届出書

給与振込先口座を指定する書類となります。

会社によっては記入だけでなく、通帳や銀行カードのコピーの添付を求める場合もあります。

健康診断結果

3ヶ月以内の健康診断書を提出してもらいます。

この提出がないと会社は雇入れ時健康診断を行う必要があります。

社員を雇った後に提出してもらいたい書類(必要あれば)

運転免許証のコピー

運転免許証も持っていればコピーを提出してもらいましょう。

社用車を運転してもらう機会などもあるかと思いますが、その際にミッションの車を運転させることができるかなども確認しておきましょう。

身元保証書

今まで実績のない社員を雇うのは企業にとってはリスクにもなりかねません。

本人で負担しきれないような損害を代わりに弁済する保証人のような人を記入してもらう書類です。親族などが記入されることが多いです。

源泉徴収票(前職分)

採用された年に他の会社で働いていた場合にはその源泉徴収票をもらう必要があります。実際に必要になるのは年末調整のときになりますが、採用時には受け取るようにしましょう。

資格者証・卒業証明書

仕事に必要な資格を証明する書類や、大学などの卒業証明書も確認しておきましょう。

入社誓約書

入社時に記入してもらう誓約書です。会社の規定を守ってもらうために必要な書類ともいえます。

最近はネットセキュリティも非常に重要となっています。会社の規定も古いままなら見直すことを検討してみても良いかもしれません。

 

 

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