早めの準備を。「社員の採用後」に出してもらいたい提出書類

中小企業の総務
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総務経験がほとんどない総務初心者
もうすぐ新卒もしくは中途で入社する予定の人
※法律は日々改定されます。また会社によっても求めるものは異なりますのであくまで自己責任でお願いします。

社員を雇った後に提出してもらいたい書類(ほぼ必須)

では最初に社員を雇い入れた際に提出してもらいたい書類(ほぼ必須のもの)を挙げておきます。

  1. 履歴書
  2. マイナンバー確認書類
  3. 住民票
  4. 雇用契約書
  5. 雇用保険被保険者証
  6. 年金手帳
  7. 扶養控除等(異動)申告書
  8. 給与振込先届出書
  9. 直近の健康診断結果

履歴書

履歴書については採用面接の際の書類選考時に預かったものがあると思いますが、それをそのまま保存する形でOKです。労働基準法上では雇入れに関する重要書類の保存期間は3年となっています。

ただ実際には3年と取り決めせず、その従業員が退職するまでは保存しておくのがベターではないでしょうか。労働者名簿の履歴など、意外と過去の経歴を確認する場面は多いと思われます。

マイナンバーの確認資料(本人+扶養家族)

平成28年から実施となったマイナンバー制度。従業員を雇った後には以下のことに使っていきます。

  • 年末調整
  • 雇用保険の加入時
  • 社会保険の加入時

などです。

また年末調整や社会保険など扶養家族が必要なものについてはその家族のマイナンバーも必要となります。別個に後から提出してもらうのも面倒ですので、まとめて提出を促しましょう。

なりすましなどを防ぐため、マイナンバーは従業員の申し出だけでは×。マイナンバーカード(マイナンバー通知書でも可)のコピーを保管する必要があります。家族も同様です。

住民票の写し(住民票記載事項証明書)

住民票の写しを預かりましょう。公的な届出としては6ヶ月以内に発行された住民票の写しが望ましいといわれていますが、内容(氏名や住所、本籍地など)に変更がなければそこまで日にちを気にすることはないかもしれません。

最近では個人情報保護のために必要以上の個人情報書類を提出させるのはNGと言われることもあり、余計な記載のない住民票記載事項証明書を求める時もあります。

雇用契約書

雇用の契約内容(労働条件、給与など)を記載した雇用契約書を提出してもらいます。雇用契約書とは名前の通り、使用者(会社)と労働者の契約書となるものです。

これと同じような種類で労働条件通知書というものもあり、こちらは労働条件を労働者に通知するのみの書面となります。法律上では最低でも労働条件通知書を交付しないといけませんね。

労働条件通知書は、労働者のサインが必要ないため気軽と言えば気軽ですが、労働条件でのちのち揉めることのないように雇用契約書を作成し提出してもらうほうが無難です。

雇用保険被保険者証のコピー

雇用保険被保険者証とは、過去に雇用保険に入っていた人が持っている証明書類となります。中途採用の人ならば離職票とともに前会社から預かっていると思います。

今回の採用で、雇用保険の申請をする際に被保険者番号が必要(ほぼ必須)となるためその確認として預かっておきたいですね。

年金手帳

基礎年金番号を確認するのに年金手帳の提出を求めましょう。

会社によっては年金手帳をそのまま保管するところも多いですが、本来は社員本人が保管しなければならないものです。微妙なところですが会社のルールに従いましょう。

マイナンバーが出てきてから、基礎年金番号はほぼ必要なさそう・・。一応確認しておく程度になるかもしれませんね。

扶養控除等(異動)申告書

所得税や住民税の計算には扶養(養っている家族)の情報などが必要となります。この扶養控除等(異動)申告書の内容を確認し、所得税の扶養になるかどうかを決定することになります。

この書類には家族の氏名はもちろん生年月日や家族のマイナンバーの記入も必要になります。

健康保険 被扶養者(異動)届

社会保険・国民年金に本人や家族が加入するのに必要です。これを提出するのが遅くなると保険証の発行ができません。

健康保険証がないと従業員が病気や怪我をした際に非常に面倒になりますので、できるだけ早く申請するように心がけましょう。

給与振込先届出書

給与振込先口座を指定する書類となります。

会社によっては記入だけでなく、通帳や銀行カードのコピーの添付を求める場合もあります。

健康診断結果

3ヶ月以内の健康診断書を提出してもらいます。

この提出がないと会社は雇入れ時健康診断を行う必要があります。

社員を雇った後に提出してもらいたい書類(必要あれば)

  1. 運転免許証のコピー
  2. 身元保証書
  3. 源泉徴収票(前職分)
  4. 資格者証・卒業証明書
  5. 通勤手当確認書類
  6. 入社誓約書
  7. 特別徴収にかかる給与取得者異動届

運転免許証のコピー

運転免許証も持っていればコピーを提出してもらいましょう。

社用車を運転してもらう機会もあるかもしれませんし、その時にMT(ミッション)の自動車を運転させることができるかどうかも確認しておきましょう。

身元保証書

今まで実績のない社員を雇うのは企業にとってはリスクにもなりかねません。

本人で負担しきれないような損害を代わりに弁済する保証人のような人を記入してもらう書類です。親族などが記入されることが多いです。

源泉徴収票(前職分)

採用された年に他の会社で働いていた場合にはその源泉徴収票をもらう必要があります。実際に必要になるのは年末調整のときになりますが、採用時には受け取るようにしましょう。

採用時からあまり時間が経っていると、紛失してしまう社員もいます。早めに預かっておきましょう。

資格者証・卒業証明書

仕事に必要な資格を証明する書類や、採用の基準となった大学や高校の卒業証明書も確認しておきましょう。

通勤手当確認書類

通勤手当を出す条件の社員については、通勤手当の金額を決めるための確認書類を提出してもらいましょう。

会社の規定によって異なりますが、一般的には自宅から会社までの距離を元に通勤手当を出しているところが多いようです。

入社誓約書

入社時に記入してもらう誓約書です。

様々な会社の規定を守ってもらうために必要な書類ともいえます。

最近はネットセキュリティも非常に重要となっています。会社の規定も古いままなら見直すことを検討してみても良いかもしれません。

特別徴収にかかる給与所得者異動届

市町村に提出する住民税の関係の書類です。中途入社の社員については、前職で働いていた分の住民税を普通徴収で支払っている場合が多いです(退職月によっては全額支払い済みの場合もあります)

この住民税を普通徴収ではなく、今からこの会社で天引きで支払う(特別徴収)にするという申請書類がこの「特別徴収にかかる給与取得者異動届」になります。

まとめ:入社直後に提出してもらう書類は多い

どうでしたか?入社直後に社員に提出してもらう書類がかなり多いことにびっくりしたのではないでしょうか。

ここでは基本的な提出書類についてまとめていますが、会社によっては独自の書類が存在していることも多いためよくチェックしておくことをおすすめします。

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