社員採用後に行う【社会保険・雇用保険・住民税の特別徴収切替】の申請方法

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※法律は日々改定されます。また会社によっても求めるものは異なりますのであくまで自己責任でお願いします。

社員を採用した時に会社が申請しなければいけない手続き

このまとめでは、社員を採用した後に届出が必要な

  1. 社会保険の加入手続き
  2. 雇用保険の加入手続き
  3. 住民税の特別徴収切り替え

についてまとめています。

社会保険の加入手続き(雇入れから5日以内)

社会保険 加入手続き

新たに採用した社員とその扶養家族の健康保険、厚生年金保険の申請手続きを行う必要があります。

この社会保険の申請を行わないと、社員とその扶養家族の健康保険証が発行されませんので早めの手続きを行いたいですね。また申請書類に不備があると健康保険証の発行も遅れるため、確実に処理をしていきましょう。

社会保険の加入条件のある会社は常時5人以上の従業員を雇っていることとなります。

社会保険の加入条件(社員)

正社員の場合は原則的に加入の必要があります。

パート従業員の場合でも以下を満たせば加入の必要があります。

正社員の3/4以上の労働時間があるパート従業員

もしくは

  1. 週の所定労働時間が20時間以上ある
  2. 勤務時間が1年以上を見込まれる
  3. 月の給与が88,000円以上
  4. 学生ではない
  5. 従業員数が501人以上の会社

の5つ全てを満たすパート従業員

ここでは詳細は割愛しますが、平成29年より短期労働者でも条件を満たせば社会保険の加入が可能となっています。(必須ではありませんのでその会社の考え次第となります)

申請の届出先について

申請方法については

  1. 管轄する事務センターに郵送
  2. 管轄する年金事務所に持参
  3. 電子申請

の3つの方法があります。

中小企業ということで考えると、この申請方法の中でオススメは1の管轄する事務センターに郵送する方法となります。

管轄する年金事務所に持参しても、そのまま事務センターに郵送されるので手続きの受理に時間がかかります。電子申請は便利ですが電子証明書の取得などの事前準備が大変です。

以下のページに全国の事務センターの一覧が載っています。参考にしてみて下さい。

申請書類

以下のものを提出する必要があります。

・被保険者資格取得届
(正式名称:健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届 厚生年金保険 70 歳以上被用者該当届)

添付書類は特に必要ありませんが、60日以上届出が遅れた場合など特殊な条件では添付書類が必要な場合もあります。

また記入に際して事前にチェックしておく項目は以下となります。特に社員のマイナンバーについては入社時にきちんと確認しておかないと二度手間になってしまうため注意してください。

  • 社会保険の事業所整理番号と事業所番号
  • 採用した社員のマイナンバー
  • 報酬月額

以下のページに被保険者資格取得届の記載例や様式がありますので参考にされてください。

社員に扶養家族がいる場合には同時に
健康保険被扶養者(異動)届も提出する必要があります。

雇用保険の加入手続き(雇入れた次月の翌月10日まで)

雇用保険 加入手続き

社員がケガをした際などの労災保険や、失業した際の失業保険などが支払われる雇用保険の加入に必要な手続きです。

雇用保険は社会保険より条件が低く、1人でも従業員を雇っていれば加入の必要があります。

雇用保険加入の条件(社員)

正社員の場合は原則的に加入の必要があります。

短期雇用やパート従業員でも

□ 週20時間以上の労働時間が見込まれる

□ 31日以上雇用する予定がある

の2つの条件を満たせば、加入の必要があります。31日以上雇用するとは具体的には以下のこととなります。

  • 期間の定めがなく雇用される場合
  • 雇用期間が31日以上である場合
  • 雇用契約に更新規定があり、31日未満での雇止めの明示がない場合
  • 雇用契約に更新規定はないが同様の雇用契約により雇用された労働者が31日以上雇用された実績がある場合 ( 注 )
    [(注)当初の雇入時には31日以上雇用されることが見込まれない場合であってもその後、31日以上雇用されることが見込まれることとなった場合には、その時点から雇用保険が適用されます。]

※厚生労働省HPより引用

申請の届出先

公共職業安定所(ハローワーク)に届け出る必要があります。

電子申請も可能ですが、やはり事前手続きが必要なため中小企業においては持参や郵送をする方が簡単だと思います。

申請書類

以下のものが必要になります。

被保険者資格取得届

社員の雇用状況などを記入する書類になります。ハローワークで原紙をもらってくるか、以下のハローワークのサイトで入手(電子入力して作成もできる!すごい!)することができます。

特に記入に問題はありませんが、マイナンバー被保険者番号(過去に雇用保険に入っていた場合)を社員から入手しておく必要がありますのでそれだけ注意して下さい。

基本的に添付書類は不要となりますが、以下の場合には添付が必要になってきますのでご注意下さい。

○ 事業主として初めての被保険者資格取得届を行う場合
○ 被保険者資格取得届について届出期限(被保険者となった事実のあった日の属する月の翌
月 10 日)を過ぎて提出される場合
○ 過去3年間に事業主の届出に起因する不正受給があった場合
○ 労働保険料の納付の状況が著しく不適切である場合 など

※厚生労働省HPより引用

添付が必要になった場合の添付書類は以下となります。

  1. 労働者名簿
  2. 出勤簿またはタイムカード
  3. 賃金台帳
  4. 社会保険などの資格取得関係書類
  5. 雇用期間を確認できる雇用契約書など

慣れていない場合は提出前にハローワークに確認しておいたほうが無難ですね。

住民税の特別徴収の切替手続き

住民税 特別徴収切替

住民税は年間を通して徴収されます。毎年6月から1年を通して徴収(翌年の5月まで)されますので、転職してきた社員の希望によってはこの住民税の特別徴収の切替手続きが必要となります。

手続きが必要な社員

普通徴収から特別徴収に切り替えたい申し出があった社員

社員からは中々わかりずらい内容ですので、採用時に確認しておいた方が後々トラブルになりにくいですね。

提出先

採用した社員が住民税を払う必要のある市町村

普通徴収納付書の納付先の市町村でOK)

住民税はその年の1月1日に住んでいる市町村に支払う必要があります。

申請書類

申請に必要な書類は以下となります。

  1. 特別徴収切替届出書
  2. 普通徴収の納付書(未納分)
  3. すでに収めた普通徴収の領収書

※市町村によって添付書類は異なります。事前に該当する税務課にお問い合わせください。

※特別徴収切替届出書の内容はどの市町村でもほぼ一緒になりますが、市町村単位でそれぞれ作成している場合が殆どです。「市町村名 特別徴収切替届出書」でググれば大体出てきます。

提出期限

法的な提出期限は特にないようですが、申請してから1ヶ月程度は時間がかかるようなので早めに提出しましょう。また既に普通徴収の納付期限が過ぎているものに関しては切り替えることが出来ないため、社員にその旨を伝えておきましょう。

手続きが完了すると、追加した社員の特別徴収金額が含まれた納付書が会社に郵送されます。

まとめ

この記事では社会保険・雇用保険・住民税の申請手続きに関してまとめてみました。

どれも初めて行う場合にはちょっとわかりにくい手続きとなっていますね。また社員の福利厚生や待遇に直接関係してくる部分ですので、しっかりと下調べをして間違いのない申請を行うように頑張ってくださいね。

 

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