【社員が住所変更】したときに会社が行う手続き

総務全般

引越ししたので住所が変わりました~。

は、はいわかりました。(何を手続きすればいいんだっけ・・?)

という場合にチェックしておきたい手続きの項目とやり方をまとめています。

参考にしてもらいたい人

  • 最近、総務に配属された人
  • 社員数の少ない中小企業の担当者

社員(従業員)が住所変更した時の手続き

最初に「住所変更」を行った社員に、新しい住所が確認できる書類を提出してもらいましょう。

社員に提出してもらうもの

提出してもらう書類については以下のようなものが挙げられます。

  • 免許証のコピー
  • 住民票

などでOKです。手続きの申請に添付として必要な場合もありますので、会社にも保管しておくと良いでしょう。

会社によっては「住所変更届」等の専用の書類を準備している場合もありますので、そういったものがあれば合わせて提出してもらいましょう。

住所変更で事務担当者の手続きが必要なもの(社内)

労働者名簿

労働者名簿は常に最新のものを保管しておきたいため、名簿の住所を変更しておきましょう。

労働者名簿の変更は遅滞なくが原則となっていますのですぐに行いましょう。

住所変更日などをメモとして記載しておけば安心ですね。

交通費(通勤費)の再計算

支給される交通費については、会社によって計算方法などのルールが異なります。

ただ多くの会社では自宅から就業場所の距離が交通費の算定の元となっている場合がほとんど。新しい住所での交通費の計算をする必要がありますね。

住所変更で事務担当者の手続きが必要なもの(社外)

「社会保険」の住所変更

社会保険(健康保険、厚生年金保険)には住所変更の手続きが必要となります。

下記のリンクが日本年金機構の住所変更のページとなっています。

提出書類についても同ページに様式のデータがありますので参考にされて下さい。

ちなみに提出の期限や添付書類については

  • 届出の期限:遅滞なく
  • 添付書類:なし

となっております。社員から申請があればすぐに作成できますので、早めの提出が望ましいですね。

また同一の様式で被扶養配偶者の住所変更も同時に行うことができます。

マイナンバーと基礎年金番号が結びついている従業員は住所変更の必要がない、となっています。(住民票を変更すると一緒に変更されるようです)

会社で加入している「保険関連」

損害保険や傷害保険など、従業員の福利厚生として会社で保険に加入している場合があります。

保険会社によっては社員の住所変更が必要な場合もありますので、確認をしておく必要がありますね。

意外?!住所変更で「手続きが必要ない」もの

「雇用保険」の住所変更手続き

ハローワークに提出している雇用保険については、住所変更の場合は手続きが必要ありません。(氏名変更の場合は必要)

たまにしか申請しないと忘れるけど、加入の時も住所必要なかった気がするな・・。

「住民税」の住所変更手続き

住民税は当年の1月1日に住んでいた市町村に対して、6月から徴収するような仕組みになっています。

会社が毎年1月に提出する給与支払報告書によりその年の徴収する市町村は決まってくるため、特に住所変更などの届出をしなくても次の年には新しい住所の市町村から住民税は徴収されます。

そのため、社員の住所変更の手続きは不要となっています。

なんとなく申請が必要かと思ってた。。

社員の住所変更について(まとめ)

社員が住所変更を報告してきたときに確認しておきたい事は

  • 労働者名簿の変更
  • 交通費の再計算
  • 社会保険の変更届け出
  • 会社加入の保険会社への確認

となっています。意外と確認事項の多い「社員の住所変更」、手続きに間違いがないように注意しておきたいですね。

住所変更の報告が社員から遅れないようにも、周知しておきたいですね。

コメント