【退職手続き】退職者に渡す必要のある書類まとめ

中小企業の総務
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※法律は日々改定されます。あくまで自己責任でお願いします。

退職者に渡すもの一覧

これから退職する社員に何を渡したらいいのか・・?

以下をチェックしてみて下さいね。

【所得税】源泉徴収票

期限

退職後1ヶ月以内

内容

年末調整をして社員に渡す源泉徴収票と様式としては変わりません。ただし、普段の源泉徴収票と違って記載しなければならない箇所としては、

  • 中途就・退職年月日
  • 適用欄に「年末調整未済

を書く必要があるということですね。それ以外は年末調整をしない分、普段の源泉徴収票より作成は簡単ですね。早めに作成しましょう。

何に使われる?

退職した従業員が次の会社に提出し、その年の年末調整をするのに使用されます。また再就職をしなくても確定申告するのに必要となります。

【雇用保険】雇用保険被保険者証

期限

退職時に渡す必要があります。(本来は本人が持っている必要があります)

内容

※画像はハローワークインターネットサービスから引用
雇用保険被保険者証は上記のような形のものです。
社員を採用した際に雇用保険の加入手続きを終えると、ハローワークから
  • 雇用保険被保険者資格取得等確認通知書(被保険者通知用)
  • 雇用保険被保険者証

が交付されていますので、その被保険者証部分を渡して下さい。

何に使われる?

雇用保険被保険者証にはその社員の雇用保険番号が記載されています。

次の会社で雇用保険に再度加入する場合には、その雇用保険番号を書くことになる(雇用保険は引き継ぎとなる)ため雇用保険被保険者証が必要になるのですね。

雇用保険被保険者証は会社ではなく、原則は本人保管となっています。しかし以前はその後の雇用保険手続きに添付する必要があったため、会社保管が普通となっている事業所も多いですね。

【雇用保険】離職票

期限

退職した日の翌日から10日以内となっています。

内容

会社がハローワークに雇用保険被保険者資格喪失届と同時に雇用保険被保険者離職証明書を申請すると発行されます。

離職票1と離職票2で構成されている書類となっていますね。

何に使われる?

退職した社員・パートが失業手当を受給するのに必要な書類になります。失業手当の計算のために退職前の給与や退職理由などの記載事項がありますね。

離職票は退職者全員に渡す必要はないと言われています(すぐ転職する場合には必要ない)必要かどうか退職予定者に質問してみるのもいいですね。

【社会保険】健康保険被保険者資格喪失証明書

期限

必須ではありませんが、退職する社員が求めてきた際に発行する必要があります。

実際には退職後の国保への切り替えが14日以内ということを踏まえると2週間以内が望ましいでしょうか。

内容

健康保険の資格をいつ喪失したかを証明する書類になります。基本的に会社が発行する事ができる書類となります。

何に使われる?

退職後の社会保険から国民健康保険への切り替え手続きに使うのが主な用途になります。そのことにより以下のような人には必要ない書類である事が多いです。

  • 退職後、1日も空けずに就職をした人
  • 退職後、すぐに家族の社会保険の扶養に入った人

上のような人は国保に入る期間がないため、健康保険被保険者資格喪失証明書は必要ないんだね。

逆にいうと国保に入る人しか必要がないため、退職する社員から稀に

ビジネスマン

健康保険被保険者資格喪失証明書を下さい。

といわれると困ってしまうわけですね。

【社会保険】年金手帳

期限

退職時に渡す必要があります。(本来は本人が持っている必要があります)

内容

社会保険加入者に一人一冊存在する年金手帳、その名前の通り年金記録を証明するための手帳となります。

個人の氏名、生年月日、社会保険加入日などが記載されていますが、退職・転職時に必要なのは基礎年金番号となります。

何に使われる?

退職した社員が次の会社に就職した際に、基礎年金番号を証明する書類として会社に提出しなければなりません。

年金手帳を会社保管、本人保管のどちらにしているかは会社によって異なります。どちらにしても紛失した、という間違いのないようにしたいですね。

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