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3分で読める。わかりやすい労働者名簿の作り方【初めてでもOK】

2020 5/17
3分で読める。わかりやすい労働者名簿の作り方【初めてでもOK】

労働者名簿が会社に必要らしいけど、どういったときに必要なのだろう。昔の担当者はファイルに手書きのものを綴じていたけれど、パソコンじゃダメなのかなぁ。

という悩みにお答えします。

目次

労働者名簿とは→ほぼ全ての会社に必要

会社で雇っている労働者についての名簿、それが労働者名簿です。労働基準法では次のように書かれています。

使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者(日日雇い入れられる者を除く。)について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。

※労働基準法第107条より

労働者名簿が必要な会社かどうかの判断基準ですが、これは社員を雇い入れている場合には必ず必要となります。つまり従業員を雇っている一般的な会社では、ほぼ間違いなく労働者名簿は必要であるといえますね。

日々雇い入れているもの(日雇い労働者)に関しては労働者名簿の作成義務は除外されています。

労働者名簿の作り方

労働者名簿に記載しなければいけない項目

労働者名簿に記載しなければならない項目
  1. 氏名
  2. 生年月日
  3. 性別
  4. 住所
  5. 業務の種類
  6. 履歴
  7. 雇入れた年月日
  8. 退職または死亡の年月日
  9. 退職または死亡の事由

労働者名簿に記載しなければならない項目は上記のように決められています。社員の履歴書に書いてある程度の内容なので、すぐに記入できるでしょう。業務の種類については、すでにいる社員を参考にするか労働基準監督署に確認してみてください。

8、9については退職後に記入する部分となりますので、在職中は空欄でOKです。

労働者名簿の保存期間

労働者名簿の保存期間ほぞんきかんは労働基準法で3年と定められています。

第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。

※労働基準法第109条より

退職または死亡、つまりその会社を離れてから3年は保存しなければなりません。退職者の労働者名簿をすぐに廃棄するのはNGとなっています。

労働者名簿を紙で作る場合

労働者名簿 書式 第19号

労働者名簿は上記で説明した9項目が記載されていれば問題なく、特に様式は決まっていません。自分で作成しても大丈夫ですが、厚生労働省のHPに様式例ようしきれい(第19号)があります。面倒な人はそれを利用しましょう。

厚生労働省の様式(第19号)  ※厚生労働省のPDFファイルが開きます。

労働者名簿を電子ファイルで作る場合

労働者名簿は必ず紙媒体かみばいたいである必要はありません。データでの保存も認められています。(Excelで作っている人も多いのでは?)

給与計算ソフトなどで労働者名簿の代わりとなる機能がついている場合も多いため、いちいち手書きで書いておくよりも、そちらを活用する方が時短になりますし、データの一元化いちげんかができて便利ですね。

ただし労働基準監督署の監査かんさなどで、労働者名簿を求められた場合は、すぐに印字できるということが条件となっています。

どこにデータがあるかわからない・・、という状態ではいけませんね。

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