【結婚・離婚】社員の名前が変わったときに会社が行う手続き【氏名変更】

総務全般

結婚して苗字が変わりました〜!

は、はいわかりました。(氏名変更の手続きはどうだっけ?)

 

社員が氏名変更(名前が変わった)時の手続き

社員に提出してもらうもの

まず変更後の住所がわかるような書類を社員に提出してもらいましょう。

  • 免許証のコピー
  • 住民票

などでOKです。添付書類として必要な場合もありますし、会社にも保管しておきましょう。

下記でも説明していますが、扶養家族に変更がある場合には他にも提出してもらう書類が出てきます。

手続きや申請が必要なもの

社会保険

従業員の氏名に変更があった時には、社会保険の手続きが必要となります。

以下のページが日本年金機構のHPとなりますのでご参考下さい。

注意点などを以下にまとめておきます。

提出時期

変更後すみやかに、とされています。社員から届出があった場合には早めに手続きを行いましょう。

申請・添付書類

被保険者氏名変更(訂正)届を提出することになります。

その際の添付書類には健康保険証の添付が必要となります。(保険証をやり替える必要があるため)

また氏名が変更になった社員に扶養家族がいた場合には、扶養家族の保険証も必要となります。

  • 被保険者氏名変更(訂正)届
  • 本人の健康保険証
  • 扶養家族の健康保険証

フリガナのみの変更の場合は扶養家族の健康保険証はいらないらしい。

マイナンバーと基礎年金番号が結びついている従業員は氏名変更の必要がない、となっています。(住民票を変更すると一緒に変更されるようです)

雇用保険

従業員に氏名の変更があった場合は雇用保険の届出も必要になります。

以下はハローワークインターネットサービスのHPとなりますので、そちらから様式をダウンロードして届出することが可能です。

注意点などを以下にまとめておきます。

提出時期

厚労省のHPによると被保険者が氏名を変更したその都度、となっていますので早めに提出するに越したことはないようです。

申請・添付書類

雇用保険被保険者資格喪失届・氏名変更届を提出することになります。

その際にはハローワークから、その事実(氏名を変更したこと)がわかる書類を求められる場合がありますので、免許証や住民票の写しなどを持っていくといいでしょう。

  • 雇用保険被保険者資格喪失届・氏名変更届
  • 免許証や住民票等の氏名変更がわかる書類

所得税

所得税に関しては氏名が変わったことに特に申請は必要ありません。

ただ氏名が変わった理由が結婚や離婚の場合、社員の扶養家族が変わっている可能性があります。

扶養する家族が変わる場合には

扶養控除等(異動)申告書

を社員に提出してもらう必要があり、それを元に所得税を計算する必要があります。

会社加入の保険

損害保険や傷害保険など、従業員の福利厚生として会社で保険に加入している場合もあります。

個人を賠償する保険では氏名変更は必須である場合が多い(加入時に名前を記入している場合は間違いない)ため、よく確認しておきましょう。

氏名変更で手続きが必要なもの(社内)

労働者名簿

労働者名簿は常に最新のものを保管しておきたいため、名簿の氏名を変更しておきましょう。

労働者名簿の変更は遅滞なくが原則となっていますのですぐに行いましょう。

氏名変更日などもメモとして記載しておけば安心ですね。

社内システム

給与システムなどの会社のシステムの氏名を変更するのを忘れないようにしましょう。

給与明細や源泉徴収などにも連動していると、後から気がついた時は面倒ですからね。

また以下のものも一緒にチェックしておきましょう。

  1. 名刺
  2. 会社のIDカード
  3. 会社用メールアドレス(氏名をアドレスにしている場合)

社員が氏名変更した場合の手続き(まとめ)

社員の名前が変わった時に確認しておきたいことは下記となります。

  1. 社会保険
  2. 雇用保険
  3. 所得税の扶養
  4. 会社加入の保険
  5. 労働者名簿
  6. 会社のシステム関連

やっぱり名前が変わるって色々大変だなぁ。

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