少人数の中小企業こそ「オンラインアシスタントサービス」が必要だった理由3つ

総務全般

オンラインアシスタントサービスとそのメリット

この業務は自分がやる仕事なのだろうか・・。

この申請ごと1年に1回しかないけど、めちゃ面倒な上に毎年のように法改正されてるから時間がすごくかかる・・。

この記事で紹介するオンラインアシスタントサービスとは、まさに上記のような人がいる会社に必要なサービスです。

聞き馴染みのないサービスですね・・

という人のためにそのサービスのことを最初にご説明しておきましょう。

アシスタントとは英語で「助手(仕事の手助けをする人)」を意味します。つまりオンラインアシスタントサービスは、

オンライン(ネット上で)アシスタント(仕事の手助けをする)サービス

という意味合いになりますね。

工場や現場などの労働をすることはできませんが、ネット上で手助けが可能な

  • 経理関連
  • WEB広告や運用
  • 役所への申請関連
  • 採用業務などの人事関連

などを行うことが可能です。

ではオンラインアシスタントサービスのメリットをいくつか紹介してみましょう。

長期的なコストがかからない

オンラインアシスタントサービスを利用すると、当然ですがコストが発生します。しかしそのコストはあくまでサービス利用中のみのコストとなります。

人事業務の経験者ならばわかると思いますが、採用した人員には長期的なコストを考えないといけません。

というのも、当たり前のことですが採用した従業員は正社員・パート・アルバイト、その雇用形態に関わらず、退職を促すのは非常に難しい。

契約期間を最初から設定していれば良いですが、それでも不満が発生する可能性があるのが人事業務。それは長い目で見るとやはり長期的なコスト、不安要素と考えてもしょうがありません。

オンラインアシスタントサービスでは、契約上の注意事項(契約期間やキャンセルなど)を確認しておく必要はあります。しかし新たに人を雇用することに比べると費用的な面で使いやすいと言えるでしょう。

採用活動が必要ない

人事の業務の中でも、もっとも苦労すると言えるのが「採用活動」です。

特に働き方改革を当たり前、とされている昨今では求人内容が良いのが当たり前、求職者が会社を選ぶような時代となっています。

しかも晴れて採用となった後も、色々な個人の事情で退職となる場合も多い(仕方のないいことですが・・)。仕事を減らすために採用活動を行っているのに、逆に仕事が増えてしまうこともしばしば。

オンラインアシスタントサービスを活用すれば、そもそもその採用活動自体が必要ありません。実はその一点のみでもサービスを利用するメリットがあると言えるのではないでしょうか。

採用後の教育が必要ない

新卒採用でもキャリア採用でも、一定の教育を行わない限りは実践的に仕事をするのはなかなか難しい。つまり採用後しばらくは、仕事ができないに等しい状態(逆に教える方の手が取られる段階)となります。

オンラインアシスタントサービスではその教育期間が発生しない、というメリットがありますね。

少人数の中小企業ほど「アシスタントサービス」が必要な理由

少人数ほど間接部門の負担率が高い

アシスタントサービスで主に任せられる業務はいわゆる「間接部門」の仕事になります。その会社の主の仕事ではない、言い方を変えると「金を稼ぐ部門ではない」仕事を任せるようになります。

社員数の少ない中小企業では、必然的に間接部門の人数比が多くなります。

極端な例をあげると

  • 社員10人で総務係2人

の会社があったとして(社員の20%が総務係)、例え社員が倍になったとしても

  • 社員20人で総務係4人

という風にはならないということです。この場合でいうと、おそらく総務係の人数は変わらず運営が可能ではないでしょうか。

つまり中小企業であればあるほど、間接的な業務を外部(オンラインアシスタントサービス)に任せるメリットが高いということになります。

専門性を保つことが難しい

中小企業で専門的に間接部門(総務・人事・経理)などをバラバラに社員を設置しているところは少ないのではないでしょうか?

大企業であれば

  • 人事
  • 労務
  • 採用担当
  • 給与担当
  • CSR推進

などさらに細かく担当が分けられていますが、中小企業では全てまとめて「総務」とされている場合も多いです。

一人で全てを行う(応用が聞く)といえば聞こえはいいですが、専門性に欠けるというデメリットは見逃せません。

間接業務の中でも特に専門性の高いものだけでも外注することができれば、会社全体がスムーズに回る可能性が非常に高いですね。

専門の仕事が発生する割合が低い

例えば採用活動の仕事、大手の企業では当たり前のように毎年の新卒採用と通年のキャリア採用を行っているところも珍しくありません。一言でいって手馴れています。

では、数年に一度1人の社員を募集する中小企業ではどうでしょうか?

採用担当は未経験、もし仮に以前採用を行っていたとしても日が経ちすぎて素人同然のレベルな可能性すらあります。

果たして採用活動をどちらをうまく行うことができるでしょうか?

同じように社会保険の申請や、年次の決算報告書類作成業務など、年に数回程度しか行わない業務はたくさんあります。中小企業であれば経験が少なくなる、というのは仕方がありません。

そういった点でも中小企業でオンラインアシスタントサービスを活用するメリットは高いといえます。

評判の良いおすすめ「オンラインアシスタントサービス」3選

I-STAFF(アイスタッフ)

アイスタッフ

I-STAFF(アイスタッフ)の特徴

I-STAFFの特徴を上げると以下のようになります。

  1. 女性を中心とした採用率1%の優秀なスタッフ
  2. オフライン業務の対応可能
  3. 返金保証付き

1、女性を中心とした採用率1%の優秀なスタッフ

I-STAFFの売りにもなっていますが、女性中心のスタッフであるということ。

これは私の経験上ですが、間接の仕事というのは女性の方が向いているイメージがあります。なぜなら間接の仕事には、正確性ときめ細やかさが重要とされるからです。この女性中心メンバーというのは個人的にかなりgoodと言えるでしょう。

また100名中1名しか採用しないという、採用率1%。これも必然的に優秀なスタッフであることになりますね。

特にここでいう中小企業の採用では、100名の中から間接人員を選ぶなんてことは不可能ではないでしょうか。

新規採用するより、優秀な人材にやってもらえる可能性が高いわけか・・。

2、オフライン業務の対応可能

インターネット上の業務だけでなく、雑務をお願いすることも可能です。

オフィスに溜まった領収書・名刺・書類など、弊社宛に送付頂ければ、各書類の整理やファイリングも行う事が可能です。
その他、ハガキや請求書などの発送業務についても対応させて頂きます。

従業員の人数が少ないと、上記のような雑務は非常に時間がかかります。

3、返金保証付き

弊社サービスは、業界唯一の「返金保証付きサービスとなります。
お客様にご満足頂ける為に、「優秀な秘書(アシスタント)」が「スピーディ」かつ「確実」に業務を遂行致します。

万が一、ご満足頂けなかった場合には、「返金」とさせて頂きますので、安心してご利用くださいませ。

業界唯一と唄っている返金保証サービス。「やってみないとわからない」のがオンラインでのサービス。

返金自体も安心感がありますし、これを唄えるということはそれだけサービスに自信があるということになりますね。

I-STAFF(アイスタッフ)の期間

I-STAFFの契約プランは

  1. ライトプラン(3ヶ月)
  2. ベーシックプラン(6ヶ月)
  3. プレミアムプラン(12ヶ月)
  4. カスタマイズプラン

の4パターンとなっています。

基本はひと月に30時間の業務を依頼することができる仕組みとなっています。

また基本の時間は平日の9時〜18時となっていますが、時間の変更やひと月の時間を30時間以上にしたい場合などはカスタマイズプランで対応が可能のようです。

I-STAFF(アイスタッフ)の料金

I-STAFFの料金は

  1. ライトプラン  (月額114,000円)
  2. ベーシックプラン(月額93,000円)
  3. プレミアムプラン(月額81,000円)
  4. カスタマイズプラン(内容により要相談)

となっています。契約期間が長ければ長いほどお得に利用できるという料金設定になっていますね。

契約期間の料金を一括払いすることで5%の割引が適用されます。

I-STAFF(アイスタッフ)の気になる点

I-STAFFの気になる点は、月の業務時間の持ち越しができないことです。公式のQ&Aにも記載がありますが、

使い切れなかった時間を来月に繰り越せますか?

大変申し訳御座いませんが、使い切れなかった時間は来月に繰り越すことはできません。

つまり毎月30時間の業務を頼めるような仕事量でなければ勿体無い、ということになります。

頼みたい仕事が採用のことや年間に数回しかないような申請業務が多ければ、少し頼みづらくなってしまいますね。

I-STAFFの特徴などについてご紹介しましたが、気になる場合はまず問い合わせをしてみてください。

またサービスの良さを試してもらうために、2週間のお試しプラン(オンライン秘書サービスが初回の方は無料)があります。

ちょっと試してみてから考えようかなぁ。

I-STAFFのサイトは以下リンクからどうぞ

HELP YOU(ヘルプユー)

ヘルプユー

HELP YOUの特徴

HELP YOUの特徴を上げると以下のようになります。

  1. 採用率1%の優秀なスタッフ
  2. 部署単位での契約が可能
  3. 初月のみ時間の繰越可能

1、採用率1%の優秀なスタッフ

I-STAFFと同じく採用率は1%の優秀な人材を集めているとのことです。

誰も彼も採用している訳でない、きちんと決められた時間で業務対応が可能な優秀なスタッフを集めるためにはそのくらいの採用率になるのでしょうか。

2、部署単位での契約が可能

個人単位でなく部署単位での契約が可能となるため、例えば総務部の各人の補助業務を一括して頼むことも可能です。

HELP YOUに発注するためにワークフローを見直すこともできるかもしれませんね・・。

3、初月のみの時間繰越が可能

ご利用できなかった時間は、翌月分に繰り越してお使いいただけます(初月に限る)

ひと月あたり最低45時間の利用となりますが、初月のみの時間繰越が可能です。

初月で発注の業務量を試してみることができますね。

HELP YOUの期間

HELPYOUのプランは

  1. スタンダード
  2. カスタマイズ

の2つになります。

スタンダードは3ヶ月以上の利用が必須で、カスタマイズもそれ以上に業務を発注するようになっているように見えますが、Q&Aでは1ヶ月や2ヶ月単位ので発注も可能となっているようです。

また月の最低利用時間が45時間以上となっています。

HELP YOUの料金

HELP YOUの料金システムは

月額15万円〜

となっています。45時間以上の業務と考えれば妥当な金額と言えるのではないでしょうか。

HELP YOUの気になる点

HELPYOUの気になる点は契約の自動更新です。

更新月の前々月に契約の変更や解約を申し出ていないと、自動で更新されるというルールになっています。

正直アシスタントサービスを利用する=業務に手が回っていない会社なので、契約の更新の連絡はしてもらいたいかなぁと思いますね・・。

ヘルプユーのサイトは以下リンクからどうぞ

フジ子さん

フジ子さん

フジ子さんの特徴

フジ子さんの特徴はやはりリーズナブルなところです。

他のオンラインアシスタントサービスと比較すると20%以上は低価格となっているように思えます(標準の料金の場合)

そのサービス名称(フジ子さん)からもわかるように、まだ未経験の会社でも取り組み安い印象を受けますね。

フジ子さんの期間

フジ子さんのプランは

  1. トライアル(1週間)
  2. プラン20(1ヶ月20時間)
  3. プラン30(1ヶ月30時間)
  4. プラン50(1ヶ月50時間)

となっています。他のサービスと違って、あくまで1ヶ月単位を基本としている部分もわかりやすいといえますね。

フジ子さんの料金

フジ子さんの気になる料金ですが

  1. トライアル(無料)
  2. プラン20(47,000円)
  3. プラン30(69,000円)
  4. プラン50(99,000円)

となっています。トライアルはあくまで無料のお試しプランという意味合いですが、それにしてもリーズナブル。

一般的に年収400万円の社員の時給は2,000程度と言われていますが、プラン50ならばそれ以下の料金でサービスを利用することが可能ですね。

また月50時間以上のプランもお願いすれば可能で、それに比例して料金単価は安くなるようです。

フジ子さんの気になる点

プランの超過時間の料金設定が1.5倍となっているのが少し気になりました。

最初にサービスの利用時間を少なめで見積もって依頼していると、ギリギリで時間を超過してサービスをお願いするようになってしまって逆に費用がかかってしまった、という場合が出てきそうです。

残業代が1.25倍なのと比較してしまうセコい自分が情けない・・。

フジ子さんのサイトは以下リンクからどうぞ

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