少人数の中小企業こそ「オンラインアシスタントサービス」が効果的な理由

事務の効率化
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  • 仕事の種類が多すぎる・・。
  • この仕事は本来の業務の邪魔をしているのでは・・?

オンラインアシスタントサービスとは、まさにこのような人(会社)のためのサービスといえます。

アシスタントとは英語で「助手(仕事の手助けをする人)」を意味します。つまりオンラインアシスタントサービスは、オンライン(ネット上で)アシスタント(仕事の手助けをする)サービスという意味合いになりますね。

工場や現場などの直接的な労働をすることはできませんが、ネット上で手助けが可能な

  • 経理関連
  • WEB広告や運用
  • 役所への申請関連
  • 採用業務などの人事関連

などをオンラインで行うことが可能です。自社の社員で行なっているとどうしても煩雑になってしまいがちな業務などをプロに任せることができるこのサービス、そのメリットをいくつか紹介してみましょう。

オンラインアシスタントサービスのメリット

オンラインアシスタントサービスには次のようなメリットが挙げられます。

オンラインアシスタントサービスを利用するメリット
  • 長期的なコストがかからない
  • 採用活動が必要ない
  • 採用後の教育活動が必要ない

オンラインアシスタントサービスを利用するとこのようなメリットが挙げられます。違う言い方をすれば、業務の簡略化、コストの削減が可能ということです。

それぞれのメリットについて詳しくみていきましょう。

長期的なコストがかからない

オンラインアシスタントサービスを利用すると、当然ですがコストが発生します。しかしそのコストはあくまでサービス利用中のみのコストとなります。

人事業務の経験者ならばわかると思いますが、普通に社員として採用した場合は長期的なコストを考えないといけません。わかりやすくいうと、退職までのコストです。採用した従業員は正社員・パート・アルバイト、その雇用形態に関わらず、退職を促すという行為は非常に難しい。

契約期間を最初から設定していたとしても、不満やトラブルが発生する可能性もあります。それは長い目で見るとやはり長期的なコスト、不安要素と考えてもしょうがありません。

オンラインアシスタントサービスでは、契約上の注意事項(契約期間やキャンセルなど)を確認しておく必要はあります。しかし新たに人を雇用することに比べると費用的な面で使いやすいと言えるでしょう。

採用活動が必要ない

人事の業務の中でも、もっとも苦労すると言えるのが「採用活動」です。特に働き方改革が当たり前、とされている現代では求人内容が良いのが当たり前、求職者が会社を選ぶ時代となっています。

しかも晴れて採用となった後も、色々な個人の事情で退職となる場合も多い(仕方のないいことですが・・)。仕事を減らすために採用活動を行っているのに、逆に仕事が増えてしまうこともしばしば。

オンラインアシスタントサービスを活用すれば、そもそもその採用活動自体が必要ありません。実はその一点のみでもサービスを利用するメリットがあると言えるのではないでしょうか。

採用後の教育が必要ない

新卒採用でもキャリア採用でも、一定の教育を行わない限りは実践的に仕事をするのはなかなか難しい。つまり採用後しばらくは、仕事ができないに等しい状態(逆に教える方の手が取られる段階)となります。

オンラインアシスタントサービスではその教育期間が発生しない、というのも大きなメリットといえます。

少人数の企業ほど「アシスタントサービス」が効果的な理由

中小企業 オンラインアシスタントサービス

少人数ほど間接部門の負担率が高い

アシスタントサービスで主に任せられる業務はいわゆる「間接部門」の仕事になります。その会社の主の仕事ではない、言い方を変えると「金を稼ぐ部門ではない」仕事を任せるようになります。

社員数の少ない中小企業では、必然的に間接部門の人数比が多くなります。

極端な例をあげると社員10人で総務係2人の会社があったとして(社員の20%が総務係)、例え社員が倍になったとしても社員20人で総務係4人という風にはならないということです。この場合でいうと、おそらく総務係の人数は変わらず2人でも運営が可能ではないでしょうか。

つまり中小企業であればあるほど、間接的な業務を外部(オンラインアシスタントサービス)に任せるメリットが高いということになります。

専門性を保つことが難しい

中小企業で専門的に間接部門(総務・人事・経理)などをバラバラに社員を設置しているところは少ないのではないでしょうか?

大企業であれば

  • 人事
  • 労務
  • 採用担当
  • 給与担当
  • CSR推進

などさらに細かく担当が分けられていますが、中小企業では全てまとめて「総務」とされている場合も多いです。一人で全てを行う(応用が聞く)といえば聞こえはいいですが、専門性に欠けるというデメリットは見逃せません。

間接業務の中でも特に専門性の高いものだけでも外注することができれば、会社全体がスムーズに回る可能性が非常に高いですね。

専門の仕事が発生する割合が低い

例えば採用活動の仕事、大手の企業では当たり前のように毎年の新卒採用と通年のキャリア採用を行っているところも珍しくありません。一言でいって手馴れています。では、数年に一度1人の社員を募集する中小企業ではどうでしょうか?

採用担当は未経験、もし仮に以前採用を行っていたとしても日が経ちすぎて素人同然のレベルな可能性すらあります。

果たして採用活動をどちらをうまく行うことができるでしょうか?同じように社会保険の申請や、年次の決算報告書類作成業務など、年に数回程度しか行わない業務はたくさんあります。中小企業であれば経験が少なくなる、というのは仕方がありません。

そういった点でも中小企業でオンラインアシスタントサービスを活用するメリットは高いといえます。

評判の良いおすすめ「オンラインアシスタントサービス」2つ

I-STAFF(アイスタッフ)

アイスタッフ

I-STAFF(アイスタッフ)の特徴

I-STAFFの特徴を上げると以下のようになります。

  1. 女性を中心とした採用率1%の優秀なスタッフ
  2. オフライン業務の対応可能
  3. 返金保証付き

1、女性を中心とした採用率1%の優秀なスタッフ

I-STAFFの売りにもなっていますが、女性中心のスタッフであるということ。

これは私の経験上ですが、間接の仕事というのは女性の方が向いているイメージがあります。なぜなら間接の仕事には、正確性ときめ細やかさが重要とされるからです。この女性中心メンバーというのは個人的にかなりgoodと言えるでしょう。

また100名中1名しか採用しないという、採用率1%。これも必然的に優秀なスタッフであることになりますね。

特にここでいう中小企業の採用では、100名の中から間接人員を選ぶなんてことは不可能ではないでしょうか。

2、オフライン業務の対応可能

インターネット上の業務だけでなく、雑務をお願いすることも可能です。

オフィスに溜まった領収書・名刺・書類など、弊社宛に送付頂ければ、各書類の整理やファイリングも行う事が可能です。
その他、ハガキや請求書などの発送業務についても対応させて頂きます。

従業員の人数が少ないと、上記のような雑務は非常に時間がかかります。

3、返金保証付き

弊社サービスは、業界唯一の「返金保証付きサービスとなります。
お客様にご満足頂ける為に、「優秀な秘書(アシスタント)」が「スピーディ」かつ「確実」に業務を遂行致します。

万が一、ご満足頂けなかった場合には、「返金」とさせて頂きますので、安心してご利用くださいませ。

業界唯一と唄っている返金保証サービス。「やってみないとわからない」のがオンラインでのサービス。返金自体も安心感がありますし、これを唄えるということはそれだけサービスに自信があるということになりますね。

I-STAFF(アイスタッフ)の期間

I-STAFFの契約プランは

  1. ライトプラン(3ヶ月)
  2. ベーシックプラン(6ヶ月)
  3. プレミアムプラン(12ヶ月)
  4. カスタマイズプラン

の4パターンとなっています。

基本はひと月に30時間の業務を依頼することができる仕組みとなっています。

また基本の時間は平日の9時〜18時となっていますが、時間の変更やひと月の時間を30時間以上にしたい場合などはカスタマイズプランで対応が可能のようです。

I-STAFF(アイスタッフ)の料金

I-STAFFの料金は

  1. ライトプラン  (月額114,000円)
  2. ベーシックプラン(月額93,000円)
  3. プレミアムプラン(月額81,000円)
  4. カスタマイズプラン(内容により要相談)

となっています。契約期間が長ければ長いほどお得に利用できるという料金設定になっていますね。

契約期間の料金を一括払いすることで5%の割引が適用されます。

I-STAFFの特徴などについてご紹介しましたが、気になる場合はまず問い合わせをしてみてください。またサービスの良さを試してもらうために、2週間のお試しプラン(オンライン秘書サービスが初回の方は無料)があります。

フジ子さん

フジ子さん

フジ子さんの特徴

フジ子さんの特徴はやはりリーズナブルなところです。他のオンラインアシスタントサービスと比較すると20%以上は低価格となっているようです。(標準の料金の場合)

そのサービス名称(フジ子さん)からもわかるように、まだ未経験の会社でも取り組み安い印象を受けますね。

フジ子さんの期間

フジ子さんのプランは

  1. トライアル(1週間)
  2. プラン20(1ヶ月20時間)
  3. プラン30(1ヶ月30時間)
  4. プラン50(1ヶ月50時間)

となっています。他のサービスと違って、あくまで1ヶ月単位を基本としている部分もわかりやすいといえますね。

フジ子さんの料金

フジ子さんの気になる料金ですが

  1. トライアル(無料)
  2. プラン20(47,000円)
  3. プラン30(69,000円)
  4. プラン50(99,000円)

となっています。トライアルはあくまで無料のお試しプランという意味合いですが、それにしてもリーズナブル。

一般的に年収400万円の社員の時給は2,000程度と言われていますが、プラン50ならばそれ以下の料金でサービスを利用することが可能ですね。また月50時間以上のプランもお願いすれば可能で、それに比例して料金単価は安くなるようです。

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