入社時の社会保険加入手続きについてわかりやすく【5日以内】

新しく従業員を採用したけれど、社会保険にはいつまでに加入させればよいのだろう?手続き方法もよくわからないし。

という悩みにお答えします。ここではシンプルに新しく雇い入れた従業員の社会保険加入手続きのみに特化した記事となっています。

目次

社会保険の加入手続きの流れ

新しく従業員を雇い入れた場合の社会保険手続きは次のような流れになります。

  1. 社会保険の加入要件の確認
  2. 申請書の作成
  3. 管轄の事務センターに提出

社会保険の加入要件の確認

社会保険の加入要件は従業員本人を確認した後、家族も同時に確認する必要があります。順を追って説明していきましょう。

社会保険の加入要件(本人)

まずは採用した従業員が社会保険(健康保険・厚生年金保険)の加入要件を満たすかを確認しましょう。日本年金機構のHPには次のように記載されています。

その事業所に常時使用される人(事業主のみの場合を含む)は、国籍や性別、賃金の額等に関係なく、すべて被保険者となります。

※日本年金機構HPより

つまり正社員については、原則すべて加入要件を満たすといえます。またパート、アルバイト従業員については次のように記載されています。

次の(ア)及び(イ)が一般社員の4分の3以上である場合は、被保険者になります。
(ア)労働時間
1週の所定労働時間が一般社員の4分の3以上
(イ)労働日数
1月の所定労働日数が一般社員の4分の3以上

※日本年金機構HPより

またパート・アルバイト従業員はこの3/4以上を満たしていなくても、次の5つの要件全てに合致した場合は、加入の必要が出てくるため注意しましょう。

  1. 週の所定労働時間が20時間以上あること
  2. 雇用期間が1年以上見込まれること
  3. 賃金の月額が8.8万円以上であること
  4. 学生でないこと
  5. 厚生年金保険の被保険者数が常時501人以上の法人・個人の適用事業所、および国または地方公共団体に属する全ての適用事業所に勤めていること。なお、厚生年金保険の被保険者数が501人未満の法人・個人の適用事業所であっても、労使合意に基づき申出をした場合は、任意特定適用事業所となります。

社会保険の加入要件(家族)

従業員が社会保険の対象とわかった後は、その家族が扶養の対象になるかということも同時に確認する必要があります。扶養対象の家族にも健康保険証が発行されるため、早めの手続きが必要となりますね。
社会保険の扶養の条件は次のものになります。

社会保険の扶養の条件(簡略化)

年間収入130万円未満
(60歳以上又は障害者の場合は、年間収入※180万円未満)

※同居の場合は収入が扶養者(被保険者)の収入の半分未満、別居の場合は収入が扶養者(被保険者)からの仕送り額未満が条件となります。

この要件を満たす家族に関しては、社会保険の扶養に入ることができます。今回の申請書類と一緒に「健康保険被扶養者(異動)届けんこうほけんひふようしゃ(いどう)とどけ」を提出しましょう。

申請書類(健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届)を作成する

加入要件を確認したら、申請書類(健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届)の作成に取り掛かりましょう。

申請書類の作成方法は、

  1. 日本年金機構のテンプレートを使用する
  2. 【人事労務freee】
    の無料サービスを利用する←おススメ

方法があります。PDFかExcelのテンプレートが日本年金機構のサイトにあります。(直接そのページに飛びます)テンプレートはどちらでも作成できますので、やりやすい方で作成しましょう。

【人事労務freee】
の無料サービス(会社情報などの登録は必要)では申請書類を簡単に作成することもできます。家族の扶養手続きでもある、健康保険被扶養者(異動) 届・国民年金第3号被保険者なども合わせて作ることができますので非常に便利ですね。

申請書類の作成に必要な情報は次のようになります。事前に確認しておいて、スムーズに作れるようにしておきましょう。

申請書類に必要な情報
  • 事業所の整理記号、事業所番号
  • 事業主情報(所在地、名称、事業主氏名、電話番号)
  • 従業員情報(氏名、生年月日、種別、マイナンバー、取得年月日、被扶養者の有無、報酬月額)

※マイナンバーは基礎年金番号きそねんきんばんごうでも構いませんが、マイナンバーの方が取得しやすくおすすめです。

ちなみにこの「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」には添付書類は原則必要ありません(60歳以上の再雇用などの場合除く)

事業主がきちんと確認していることが前提となっています。

管轄の事務センターに提出

書類の作成が終わったら速やかに管轄の事務センター(全国の事務センター一覧にリンクしています)に郵送しましょう。地域の年金センターに持参する方法もありますが、事務センターに郵送されるだけなので、直接送ったほうが早いです。

健康保険証も早く手に入ります。

まとめ:社会保険の加入手続きは5日以内!早めに提出を

ここでは新たに従業員を採用したときの社会保険の加入手続きについて、次の流れで説明しました。

  1. 社会保険の加入要件の確認
  2. 申請書の作成
  3. 管轄の事務センターに提出

最初に書いたように、この手続きが完了するまでは従業員は健康保険証が手に入りません。早めに提出をするように心がけましょう。

ここで説明したのは、あくまで基本の手続きとなります。年齢や国民健康保険の加入状況などで、添付書類や記載方法が変わってくる場合もありますので注意してください。

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