この記事が役立つ人
・ToDoリスト、Excelの管理表、手帳がバラバラになっている
・引き継ぎのたびに「どこに何があるかわからない」が起きる
・Notionが気になっているけど難しそうで手が出ない
はじめに：私の業務管理、カオスだった
正直に言います。つい1年前まで、私の業務管理はひどいものでした。
ToDoはiPhoneのメモ帳。進捗管理はExcelファイル（しかも複数）。連絡事項はLINEとメールが混在。社内向けのマニュアルは共有フォルダのどこか……。
毎朝出社してまず「今日やること、どこだっけ？」から始まる日々。これが1人総務の現実でした。そんな私がNotionを使い始めて約1年。今回はその体験談をまとめます。
Notionってなに？という人へ
NotionはメモやToDoリスト、データベース、マニュアルなどを1つのアプリにまとめられるツールです。無料で使い始められ、個人利用なら機能制限もほとんどありません。
「なんでも入れられる引き出し」のようなイメージが一番近いかもしれません。
実際に私がNotionに移行したもの
- 毎日のToDoリスト
- 月次・年次の業務スケジュール
- 社内向け手続きマニュアル
- 取引先・業者の連絡先リスト
- 備品の在庫管理表
これらすべてをNotionの1つのワークスペースに集約しました。
移行してよかったこと
「どこだっけ？」がなくなった
いちばん大きな変化はこれです。情報が1か所にあるので、検索すればすぐ出てきます。Excelファイルの名前を必死に思い出す時間が完全になくなりました。
引き継ぎがラクになった
以前は「引き継ぎ資料を作る」という作業が別途発生していました。Notionに移行してからは、普段使っているページをそのまま共有するだけで引き継ぎが完了します。実際に昨年、パートさんに業務をお願いするときにこれで助かりました。
スマホでも見られる
外出先や移動中でも同じ情報にアクセスできます。「会社に戻らないとわからない」がなくなったのは地味に大きいです。
正直、困ったこともある
最初の「型」を作るのに時間がかかる
Notionは自由度が高い分、最初に「どう使うか」を自分で決める必要があります。私は最初の2週間、試行錯誤でかなり時間を使いました。テンプレートを活用することをおすすめします。
慣れるまで「Excelのほうが早い」と感じる
表形式のデータを扱うとき、最初はExcelのほうが直感的に感じました。今は慣れましたが、移行初期は少しストレスがありました。
使い始めるときのおすすめステップ
- まず「今日のToDo」だけをNotionで管理する
- 慣れてきたら既存のExcel管理表を1つ移してみる
- マニュアル類を少しずつ移行する
いきなり全部移そうとすると挫折します。小さく始めるのがコツです。
まとめ
Notionに移行して一番変わったのは「情報を探す時間がなくなったこと」です。1人総務は同時にいろんな業務を抱えているからこそ、情報の置き場所を一本化するだけで体感のストレスがかなり減ります。
難しそうに見えて、使い始めはシンプルなメモ帳として使うだけでも十分です。「気になっていたけど手が出なかった」という方は、まず無料で試してみてください。
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