この記事が役に立つ人
- 会議のたびに議事録作成に30分以上かかっている
- 1人総務や兼務で、とにかく時間が足りない
- AIツールを使ってみたいが、何から始めればいいかわからない
はじめに：議事録って、地味にしんどい
会議が終わった後、ぼんやりした頭でメモをまとめて、誰が何を言ったか確認して、決定事項を拾って……。「議事録の作成」は、中小企業の総務が地味に時間を取られる作業のひとつです。
実は、この作業はChatGPTをうまく使えば大幅に短縮できます。この記事では、録音→テキスト化→ChatGPTで整形という3ステップを、具体的なプロンプトつきで紹介します。
全体の流れ
会議を録音 → テキスト起こし → ChatGPTで議事録に整形
たったこれだけです。ひとつずつ見ていきましょう。
Step 1：会議を録音してテキストに変換する
まず、会議の音声をテキストにする必要があります。無料で使えるツールがいくつかあります。
おすすめツール
| ツール | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| Notta（ノッタ） | 日本語精度が高い。Zoomとも連携可能 | 無料プランあり |
| Google ドキュメント | 音声入力機能がある。追加費用なし | 無料 |
| Microsoft Word | ディクテーション機能で録音をそのまま文字起こし | Microsoft 365に含む |
ポイント
- 完璧な文字起こしでなくていい。ChatGPTが後でうまく補正してくれます
- 人名や固有名詞は後で確認・修正すれば問題なし
- 10〜15分程度の会議なら、テキスト量はおよそ2,000〜3,000文字ほどになります
Step 2：ChatGPTに貼り付けて議事録を作らせる
テキストが用意できたら、ChatGPTに以下のプロンプトを使って議事録を作成させます。
基本プロンプト（コピペOK）
以下は会議の文字起こしです。これをもとに、議事録を作成してください。 【フォーマット】 – 会議日時：（わかれば） – 参加者： – 議題： – 決定事項：（箇条書き） – 担当者と期限：（表形式で） – 次回確認事項： 【文字起こし】 （ここに文字起こしテキストを貼り付ける）
このプロンプトを使うだけで、ほぼ完成形に近い議事録が出力されます。
Step 3：出力を確認・修正して共有
ChatGPTの出力は100%正確ではないので、以下の点だけ確認します。
- 担当者名が正しいか（文字起こしの誤変換が多い箇所）
- 期限の日付が正しいか
- 決定事項の見落としがないか
この確認作業は、最初から議事録を書くより格段に速いです。感覚的には、30分かかっていた作業が3〜5分に縮まります。
確認後はWordやGoogleドキュメントにコピーして共有すれば完了です。
議事録作成 30分 → 3〜5分に短縮 🎉
さらに便利なプロンプト集
アクションアイテムだけ抽出したいとき
以下の文字起こしから、「誰が」「何を」「いつまでに」やるかを抜き出して、 表形式でまとめてください。 （文字起こしを貼り付ける）
要点だけ3行にまとめたいとき（上司への報告用）
以下の会議内容を、経営層への報告用に3〜5行で要約してください。 専門用語は使わず、決定事項と課題を中心にまとめてください。 （文字起こしを貼り付ける）
英語混じりの会議に使いたいとき
以下は日英混在の会議の文字起こしです。 日本語の議事録にまとめてください。英語のままの発言は日本語に訳してください。 （文字起こしを貼り付ける）
よくある疑問
Q. 情報漏えいは大丈夫？
ChatGPTに社外秘の情報を貼り付けるのが不安な場合は、会社名・製品名・個人名を「A社」「B氏」などに置き換えてから使いましょう。Microsoft 365 Copilotなどの企業向けプランを使えば、入力データが学習に使われない設定も可能です。
Q. 無料版と有料版で違いはある？
ChatGPTの無料版（GPT-3.5）でも十分使えます。ただし、長い文字起こしを一度に処理するには有料版（GPT-4）の方が安定しています。月額3,000円程度の投資で、毎月何時間もの作業時間が節約できると考えると、コスパは非常に高いです。
Q. スマホだけで完結できる？
できます。NottaやGoogleドキュメントの音声入力はスマホアプリで使えます。ChatGPTもスマホアプリで動作するので、外出先での会議でも対応可能です。
まとめ
今回紹介したのは、以下の3ステップです。
- 録音してテキスト化（NottaやGoogle ドキュメントの音声入力）
- ChatGPTに貼り付けてプロンプトで整形
- 確認・修正して共有
最初は少し慣れが必要かもしれませんが、2〜3回やれば完全に習慣化できます。「議事録を書く」という仕事が、いつの間にか「議事録を確認する」仕事に変わるのが、このやり方の最大のメリットです。
中小企業の1人総務は、何でもやらなければならないからこそ、こういったAIツールをうまく取り入れてほしいと思います。
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